Organiser les activités relatives au transport au sein d’une entreprise figure parmi les facteurs essentiels pour assurer une bonne gestion. Elle permet de réduire les coûts et de garantir une meilleure rentabilité du parc automobile. Pour optimiser la gestion de votre flotte, vous pourriez par exemple faire vos cartes grises en ligne et mettre en place un suivi quotidien des véhicules.
Pourquoi faire sa carte grise en ligne ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de savoir comment procéder pour faire votre demande de carte grise. Face à la crise sanitaire actuelle, il est préférable d’effectuer les opérations sur internet au lieu de prendre rendez-vous chez un professionnel de l’automobile agréé. Il est bon de noter qu’en cas de changement d’adresse ou de changement de titulaire, refaire une carte grise est incontournable. Grâce à la dématérialisation des démarches, vous gagnez un temps précieux tout en évitant les longues files d’attente. Votre certificat d’immatriculation est validé en quelques minutes. Après vérification des documents, votre dossier est traité sous 24 heures. Votre carte grise vous sera ensuite envoyée par courriel.
Choisissez bien le modèle des véhicules
L’acquisition de nouveaux véhicules couvre près de la moitié des dépenses liées à une flotte automobile. Il est alors nécessaire de bien choisir le modèle et la marque, afin de réaliser un investissement rentable. En optant pour un véhicule fiable, vous éviterez, entre autres, les coûts d’entretien et de réparation, qui s’avèrent souvent élevés. Les risques d’accident seront également considérablement réduits, vous épargnant des frais directs et indirects supplémentaires.
En plus de la durée de vie et du bon fonctionnement, il convient également de vérifier la consommation du véhicule. Une voiture économe permet en effet d’alléger les dépenses totales du parc automobile de plus de 15 %. Il est d’ailleurs conseillé de privilégier des modèles de véhicules électriques, vous préservant ainsi des coûts de carburant. Ceux-ci présentent des avantages fiscaux considérables au niveau de la TVS (Taxe sur les véhicules de société) et TCO (Total Cost of Ownership), tout en permettant à la société d’entreprendre une action écologique.
Maîtrisez les coûts de maintenance de votre flotte
Même les voitures les plus performantes et les plus fiables nécessitent un entretien régulier au fur et à mesure qu’elles vieillissent. Les frais de maintenance sont alors inévitables, représentant environ 7 % du budget de votre flotte automobile. Vous pouvez notamment choisir d’externaliser l’entretien des véhicules pour un meilleur rendement. Cette option est recommandée pour les contrats LLD (Location Longue Durée). Dans ce type de contrat, vous pouvez en effet inclure l’entretien dans la prestation, selon le forfait que vous choisissez. Vous pouvez également gérer vous-même l’entretien des véhicules de votre parc en vous rapprochant d’enseignes spécialisées en maintenance et réparation. Cette solution est souvent la moins onéreuse. Il est aussi possible de faire appel à un mécanicien pour les petits travaux et d’externaliser uniquement les réparations les plus importantes.
Privilégiez un petit nombre de fournisseurs
Nous vous recommandons de vous adresser à un nombre limité de fournisseurs, qu’il s’agisse d’achat ou de location. Rapprochez-vous d’un seul concessionnaire pour l’acquisition de véhicules de fonction. Vous profiterez ainsi de nombreux avantages, notamment de la possibilité de négocier. Vous pourrez également lui demander un volume important de voitures ou de pièces de rechange en toute confiance, tout en bénéficiant d’un tarif attractif.
Il en va de même pour l’approvisionnement en consommables et la maintenance automobile. N’hésitez pas à faire appel à un pétrolier, un pneumaticien, un spécialiste de l’entretien de véhicules, une société de leasing et une compagnie d’assurances en particulier. En opérant de cette manière, vous gagnez en efficacité en matière de gestion et d’organisation. Nous vous conseillons de comparer les offres des fournisseurs potentiels avant de choisir votre distributeur sur le long terme.
Faites un suivi quotidien du parc automobile
Il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de flotte et d’observer les indicateurs de pilotage. Cet outil vous permet de suivre efficacement les dépenses en carburant et en pneumatique, le kilométrage et la valeur résiduelle de la flotte. L’appréciation régulière de ces éléments contribue notamment à la bonne gestion du parc automobile. Il faut noter que le logiciel en question peut proposer diverses fonctionnalités intéressantes. Il existe entre autres des outils permettant de planifier des alertes en cas de dépassement de la limite kilométrique ou d’usage abusif des cartes carburant. Il est également possible de créer un historique des opérations au sein du parc ou de signaler l’approche d’un évènement. En sollicitant un professionnel du développement de logiciel, vous pouvez personnaliser votre outil de travail de manière à gagner un maximum d’efficacité.
Faites appel à un expert en gestion de flotte automobile
La plupart des entreprises confient la gestion du parc automobile à un collaborateur interne qui n’est pas spécialisé dans ce type de mission. Cette tâche peut en effet sembler facile si la société utilise seulement quelques véhicules de fonction. Elle est cependant plus complexe pour le cas d’une entreprise de grande taille ayant à son actif plusieurs dizaines de voitures. Il est alors plus judicieux de solliciter un expert. La gestion de la flotte requiert en effet une connaissance aiguisée sur le fonctionnement d’une flotte automobile. Elle exige aussi des compétences en matière d’organisation et de communication. Elle nécessite la maîtrise des différents outils informatiques utilisés en management. Pour assurer cette fonction, des aptitudes juridiques sont requises, afin de se conformer aux législations en vigueur.
La gestion du parc demande un certain nombre de compétences. Il convient de la confier à une personne formée à l’exercice du métier. Ce professionnel utilise généralement un logiciel dédié pour mener à bien ses missions et assurer le bon fonctionnement de la flotte automobile. Il doit maîtriser les différents coûts liés aux achats et aux opérations d’entretien, afin d’optimiser la gestion du parc.
